Benefits für Mitarbeiter

Nachdem es jetzt dem Steuerberater mit dem guten Kaffee ganz kurz den alten Lateiner raushaut, denn das englische Wort Benefits leitet sich bekanntlich vom lateinischen Wort beneficium ab, das so viel bedeutet wie Wohltat oder Gunst, kehren wir nun in die Gegenwart zurück und klären, was mit diesem Begriff heute in der deutschen Sprache gemeint ist.

Als Benefits werden ganz allgemein Zusatzleistungen bezeichnet. Im Zusammenhang mit Mitarbeitern geht es in erster Linie um Zusatzleistungen, die zum Gehalt dazukommen. Diese können wieder grundsätzlich monetär sein, oder eben nicht. Nicht monetäre Zusatzleistungen sind beispielsweise die Möglichkeit zur Weiterbildung, Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten. Monetär ist die Zusatzleistung dann, wenn sich der Vorteil in Geld ausdrücken lässt, also beispielsweise vom Arbeitgeber bezahlte Öffi-Tickets, (Jubiläums-)Prämien oder Mitarbeiterbeteiligungen.

Worum gehts?
Schlussendlich geht es darum, sich als (potenzieller) Arbeitgeber am Arbeitsmarkt zu positionieren, um die besten Mitarbeiter zu finden oder an das Unternehmen zu binden. Selbstverständlich gibt es dafür einen englischen Fachbegriff: das Employer Branding. Die Zeiten, in denen ein Arbeitgeber eine offene Stelle ausgeschrieben hat und sich Heerscharen von potenziellen Mitarbeitern darauf beworben haben, sodass man sich danach den geeignetsten Bewerber aussuchen konnte, sind wahrscheinlich vorbei. Heutzutage, so hört man, muss sich der Arbeitgeber als solcher am Markt positionieren und wird dann vom zukünftigen Mitarbeiter gefunden. Der Jobinteressent wählt sich nunmehr den Arbeitgeber aus und nicht mehr umgekehrt. Benefits helfen nun, das Unternehmen für Bewerber und Mitarbeiter interessant sein zu lassen.

Das österreichische Arbeitsrecht stößt bei neuen Arbeitsmodellen kräftig an seine Grenzen.

Was sind Benefits eigentlich?
Zum einen sind das ganz profane Dinge, wie die öffentliche Erreichbarkeit des Unternehmens, die Möglichkeit für Homeoffice oder flexible Dienstzeiten, die Möglichkeit zur Benutzung unternehmenseigener Fahrzeuge, vom Scooter über das Fahrrad bis zum Auto, die Bezahlung des Öffi-Tickets oder ein Betriebsausflug. Zum anderen werden in der Literatur Diensthandys oder -laptops, Betriebskantinen und -kindergärten, Nachmittagsbetreuung, Mitgliedschaften in Sportvereinen oder Fitnessstudios, Sabbaticals und sogar unbegrenzter Urlaub genannt.

Selbstverständlich müssen die angebotenen Benefits zum Unternehmen passen. Eine Agentur, die aus vier Personen besteht, wird sich mit der Bereitstellung eines Betriebskindergartens wesentlich schwerer tun als ein Betrieb mit 300 Arbeitnehmern. Noch wichtiger ist aber, dass die angebotenen Benefits zu den Arbeitnehmern passen: Es ist schön,  Homeoffice anzubieten, aber leider sinnfrei, wenn die Mitarbeiter die Infrastruktur des Unternehmens benutzen müssen, denken Sie beispielsweise an die Produktion in einer Druckerei.

Im Zusammenhang mit Mitarbeitern geht es bei den Benefits in erster Linie um Zusatzleistungen, die zum Gehalt dazukommen.

Essensgutscheine, die neuerdings für Lieferservices verwendet werden dürfen, gratis Kaffee oder andere Getränke, frisches Obst oder eine Jause, ein Sommerfest für die Mitarbeiter oder ein interessanter Ausflug sind da wesentlich einfacher umzusetzen und verbessern möglicherweise ebenso das Betriebsklima.

Wohin geht die Reise?
Wenn man im Internet nach dem Begriff Benefits sucht, findet man viele Seiten, auf denen über die Zukunft der Arbeit nachgedacht wird. Am häufigsten findet man die Vier-Tage-Woche, die etwa in Island schon probiert wird. Generell geht es darum, bei gleichem Gehalt die Arbeit von fünf Tagen in vier Tagen zu erledigen und so das Wohlbefinden zu steigern und die Work-Life-Balance zu optimieren. Vier Tage arbeiten, drei Tage frei – klingt doch super, oder? Österreich ist da leider nicht ganz so progressiv, denn die Tages-Maximalarbeitszeit darf bei uns nicht überschritten werden. Das Modell funktioniert nur mit entsprechender Kinderbetreuung und vielen anderen Anpassungen. In Island, so hört man, klappt es hervorragend.

Der nächste Begriff, der auftaucht, ist Workation: Arbeiten von wo und wann man will. Das Zwitterwort aus work und vacation kombiniert Arbeit und Urlaub, natürlich nur für jene, die nichts außer einem Computer brauchen. Hier stößt das österreichische Arbeitsrecht kräftig  an seine Grenzen, ist es doch geprägt vom Gedanken des Arbeitnehmerschutzes vor den Untaten der übermächtigen Arbeitgeber vor allem in Bezug auf Zeit und Ort der Tätigkeit. Der letzte Zukunftsgedanke ist der des unbegrenzten Urlaubs. Einige Silicon-Valley-Unternehmen haben dieses Modell schon eingeführt. Wie es funktioniert, weiß ich leider nicht, ich finde den Gedanken aber schön … Ich bin dann mal weg …

Monetäre Benefits
Damit es dann doch ein bisschen steuerlich wird, noch ein paar Gedanken zu den monetären Benefits, manchmal „Incentives“ genannt. Allseits bekannt ist die private Nutzung des dienstgebereigenen Kfz, worüber schon ausführlich geschrieben wurde. Nur kurz zur Erinnerung: Ein Pkw, der vom Dienstnehmer privat benutzt werden darf, zieht die Sachbezugsbesteuerung nach sich, außer es ist ein E-Auto. Das vom Arbeitgeber bezahlte Öffi-Ticket wird nunmehr vom Steuerrecht gefördert, insofern es nur mehr am Tätigkeitsort oder am Wohnort gelten muss. Die Kosten trägt der Arbeitgeber und es kommt zu keinem steuerlich relevanten Vorteil aus dem Dienstverhältnis für den Arbeitnehmer.

Bei den Beteiligungen gibt es tatsächlich etwas Neues.

Mitarbeiterbeteiligungen
Spannender wird es mit Bonus-Zahlungen oder Prämien bzw. mit Mitarbeiterbeteiligungen: Prämien sind insofern begünstigt, als sie – solange sie das Jahressechstel nicht überschreiten – begünstigt besteuert werden. Blöderweise ist in Österreich das Jahressechstel normalerweise schon mit Weihnachts- und Urlaubsgeld voll ausgeschöpft, sodass ausbezahlte Boni zum Teil mit dem normalen Tarif zu besteuern sind, dadurch das Jahressechstel erhöht und der andere Teil begünstigt wird.

Klingt kompliziert – ist es auch!
Bei den Beteiligungen gibt es tatsächlich etwas Neues. Seit dem Ökosozialen Steuerreformgesetz 2022 (ÖkoStRefG 2022 – schöne Abkürzung, oder?) ist die Gewinnbeteiligung des Arbeitnehmers steuerfrei, wenn sie an aktive Arbeitnehmer ausbezahlt wird, nicht mehr als 3000 Euro pro Arbeitnehmer beträgt, in Summe nicht höher als das EBIT des Vorjahres ist, nicht lohngestaltend ist und nicht anstelle einer üblichen Lohnerhöhung ausbezahlt wird. Und wie gesagt, nur die Gewinnbeteiligung ist steuerfrei, sämtliche andere Lohnnebenkosten fallen trotzdem an. Also eh ganz einfach, Ihre Lohnverrechnungsabteilung wird sich freuen.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Benefits im Unternehmen gewünscht sind!

Teuerungsprämie
Noch viel einfacher, und diesmal wirklich, ist da die Teuerungsprämie gemäß § 124b Z 408 EStG. Zulagen und Boni, die aufgrund der Teuerung zusätzlich gewährt werden, sind 2023 von der Lohnsteuer, den Lohnnebenkosten UND von SV-Beiträgen befreit. Sie kann nur Mitarbeitern gewährt werden und es ist egal, ob sie einmalig oder monatlich ausbezahlt wird. Bis zu einer Höhe von 2000 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr ist sie an keine weiteren Voraussetzungen gebunden, maximal darf sie 3000 Euro betragen, dann bedarf es aber einer „lohngestaltenden Vorschrift“. Sollte sowohl Teuerungsprämie als auch Mitarbeiterbeteiligung ausbezahlt werden, sind insgesamt nur 3000 Euro steuerfrei. Ich würde daher zuerst über die Teuerungsprämie nachdenken, bevor ich mir über die Mitarbeiterbeteiligung Gedanken mache. Der Steuerberater mit dem guten Kaffee empfiehlt, die Mitarbeiter zu fragen, welche Benefits im Unternehmen gewünscht sind und welche nicht. Denn am Ende geht es um die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die sich dann in Kreativität, Motivation und Produktivität ausdrückt.